ماهي أفضل طرق ادارة الاجتماعات لتكون محترف في أي اجتماع ؟ هل سبق وان شعرت انك تقضى الكثير من الوقت فى الاجتماع مع فريق عملك او عميل محتمل او مستثمر ، وقت لا تستطيع استرجاعه وقت كان من الممكن استخدامه لانهاء مشروع ما او حتى قضاءه مع من تحب . هل سبق ان خرجت من اجتماع وانت تدرك انه لم يتم تحقيق اى شئ بل بالعكس فان هناك المزيد من الحيره عن قبل . على الرغم من ان الاجتماعات اصحبت جزء هام من طريقه اداء الاعمال هذه الايام الا انها غالبا ما يكون لها نتائج سلبيه وتستغرق الكثير من الوقت وغالبا ما لا تكون منظمه اى فى الاساس الاجتماعات هى عباره عن مضيعه للوقت والتى تؤدى الى انقطاع الانتاجيه و تدفق العمل.
ان كونك صاحب عمل او رئيس لشركه ما يعنى ان دائما ما يكون هناك تحديا حول امتلاكك وقت ضيق ومحاوله تحقيق اقصى استفاده منه ، ولا يوجد اى مكان لتضيع الوقت او الطاقه على النشاطات الغير منتجه وبالتالى فان تحديد الطريقه التى تدير بها الاجتماعات يكون لها تاثير كبير على الوقت و النتائج النهائيه .
ان القاده الاذكياء يقومون باداره الاجتماعات من خلال اطار عمل واضح وتعديل سلوكهم حتى يتسنى لجميع الافراد المشاركين فى الاجتماع ان يخرجوا من الاجتماع وهم على درايه بخطه العمل والخطوات التاليه ، ومن خلال هذا المقال سنقدم لك بعض الطرق التى تجعلك تدير الاجتماعات بطريقه اكثر فاعليه.
أفضل طرق ادارة الاجتماعات
اولا تحديد ما اذا كان الاجتماع هام ام لا :
قبل التفكير فى عقد اجتماع احرص على معرفه اذا كان هناك حاجه لعقد ذلك الاجتماع ام لا ويجب الدعوه الى عقد اجتماع فى حاله :
- اذا كانت المعلومات التى سوف يتم مناقشتها لا يمكن منافشتها عبر التليفون او الايميل فلا يجب الدعوه الى عقد اجتماع اذا كان لن يتم تبادل معلومات .
- كان هناك منفعه واضحه لجمع العاملين فى مكان واحد .
ثانيا : الحرص على تواجد جميع الاشخاص المعنيين :
فلا تقم بالدعوه الى عقد اجتماع لا يستطيع الاشخاص المعنيين فيه بالحضور حيث ان هذا سوف يؤدى الى تاجيل المناقشه ويفقد الاجتماع اهميته.
ثالثا : ابدا بدايه قويه :
غالبا ما يتم التغاضى عن هذا الجزء الهام ، ولكن من أجل زيادة التفاعل والجهد إلى أقصى حد،من المفيد للغاية نشر الإيجابية وبناء علاقة مع الشخص الآخر أو المجموعة بأكملها.
- ابدا بالتحدث فى مواضيع بسيطه اولا من اجل رفع مستوى الطاقه وتجنب الخوض فى المسائل الجاده على الفور بل تحدث عن نجاح حالى للشركه او لفرد من الموجودين فى الاجتماع.استخدم الايجابيه والحاله العامه من الشعور الجيد لمصلحتك واجعل الموضوعات التى تتحدث عنها مبتكره من اجل اثاره اهتمام الاخرين.
رابعا : احضر بعض من الدوناتس او الكيك :
ان الشئ الوحيد الذى يجعلنا اكثر قابليه لاحتمال الاجتماع هو عندما يوجد شئ لاكله لذلك احرص على احضار بعض من الكيك او الدوناتس .
خامسا : وضع المقاعد على شكل حرف U :
هناك ثلاث انواع مختلفه لتجهيز غرفه الاجتماعات وهى حرف ال U و الدائره و اسلوب المحاضرات. فى اسلوب المحاضرات يجلس الجميع جنبا الى جنب ويكون قائد الاجتماع فى مواجهتهم مما يعطيه تحكم كامل فى الاجتماع ولكن هذا لا يتيح بالتعاون بين الافراد. شكل الدائره يعطى احساس بالمساواه بين الافراد ويكون هناك من الكثير من الافكار المقترحه ولكن مع غياب القياده فان المحادثه قد تتخذ مجرى اخرى.
اما شكل U هو افضل الاشكال حيث انه يعطى الجميع الفرصه للمشاركه ولكن مع وجود القائد فى قمه حرف الU والذى يبقى المحادثه فى مسارها.
طرق ادارة الاجتماعات
سادسا: تحديد الغرض الواضح من الاجتماع :
قبل البدا فى الدخول فى التفاصيل او المناقشه او توليد الافكار يجب ان تكون واضحا حول النتيجه النهائيه التى ترغب فى الوصول اليها من هذا الاجتماع. شارك اهداف الاجتماع مع جميع الحاضرين من اجل تسريع العمليه و تجنب حدوث اى الهائات . بالضافه الى ذلك وضح الوقت المحدد الذى تخطط لقضائه فى التحدث عن كل موضوع ولا تنسى ان توفر بعض الوقت من اجل الاسئله فى النهايه.
سابعا : يتحدث القاده فى نهايه الاجتماع :
يعلم القاده الجيدون منافع اتاحه الفرصه للجميه بالتحدث اولا قبل البدا فى مشاركه رايهم الخاص. فهذه الطريقه لا تتيح لك الفرصه على التعرف على الطريقه التى بفكر بها كل فرد تجاه الموقف فقط ولكنه يسمح لك ببناء الثقه عن طريق جعلهم يشعرون ان ارائهم و افكارهم مسموعه و يتم وضعها فى الاعتبار.
فبدلا من فرض اوامرك على الفريق واعطاء التعليمات قم بالاستماع باهتمام لما لدى كل فرد من راى واستخدم تلك المعلومات فى حل المشكلات المحتمله. فعندما تشجع على المشاركه و المساهمه فانك تحثهم على التفكير اكثر و ابداء الاحترام.
ثامنا : الاعتراف باراء الاخرين :
ان التحدث و مشاركه الاراء الشخصيه شئ سهل و يحتاج الى القليل من المهارات ولكن الاستماع بحرص من الجهه الاخرى هو فن لا يستطيع الكثير من القاده النجاح فيه وخصوصا فى المواقف الحرجه فى العمل التى لا يشعر فيها كل فرد بقدرته على التحدث عن مخاوفه او ارائه بحريه .
ان هناك الكثير من المشكلات التى يمكن تجنبها عن طريق زياده جوده التواصل ولذلك لا تقم فقط بالاستماع الى الكلام الذى يقال ولكن انتبه الى حركه الجسم و نغمه الصوت والمعانى التى قد تكون بين الاسطر. ثم بعد ذلك اجعل المتحدث يعلم انك سمعته و فهمته والاعتراف برئيه و تقييمه حتى اذا كنت غير موفق معه. ان هذه العمليه ضروريه من اجل القياده العظيمه ومن اجل فتح الكثير من الابواب لك حينما تريد التاثير على الاخرين. فعندما يشعر الفرد بالامان وان هناك من يفهمه فانهم غالبا ما يشاركون ارائهم.
تاسعا الشخص الذى يطرح السؤال يكون هو المتحكم فى المحادثه :
لاتقلق بشأن الخروج عن المسار مع محادثة في اجتماع، حيث انه هناك ميزةأخرى فى السماح للآخرين بالتحدث هي أنك تتحكم فعليًا في مكان الذى تتجه الى المحادثه . الأسئلة ذات النهايات المفتوحة ،على وجه الخصوص،لاتقدربثمن عندتوجيه فريق من خلال اجتماع أو عند إجراء محادثة مبيعات.
كما ان الفضول له اهميه كبرى ،عندما تواجه مشكلة فقدا نأحد الأشخاص للتركيز، اسأله عن مدي إرتباط الموضوع بالغرض الذي تم الإجتماع من أجله منذ البدايه .
عاشرا :شارك واسال عن رايهم :
من الطبيعى عندما يكون الفرد رئيس لشركه ما ان يتطلع اليه العاملون من اجل الالهام و الاقتراحات ووضع الخطوط الارشاديه لهم ، ولذلك فبعد ان تتيح الفرصه للجميع بالتحدث لا تحجم عن قول ما رايك واحرص على ان تعرف رد فعلهم وفى النهايه احرص على خلق ضوع يكون مربحا لجميع الاطراف المتداخله فى الموضوع .
احدى عشر حدد نتائج واضحه :
قبل انهاء الاجتماع خذ وقت اضافى من اجل تلخيص المناقشه و للحرص على ان الجميع لديه رؤيه واضحه لنتائج الاجتماع و الخطوات التاليه. حيث ان السوؤال عن اى تساؤلات او مخاوف لدى افراد العمل يوفر لديك الوقت على المدى الطويل وكذلك يساعدك على تجنب سوء الفهم .
اعترف بالخطوات التى تم تحقيقها واحتفل بالنتائج التى تم الوصول اليها اجعل الجميع يخرجون من الاجتماع محملين بالطاقه الايجابيه الجيده .